L'avis d'échéance est le document que le bailleur, ou l'administrateur de biens qui gère le logement pour son compte, adresse au locataire avant la date de paiement du loyer. Il l'informe du montant à régler pour la période à venir et de la date à laquelle ce paiement est attendu. Il est généralement envoyé chaque mois, par courrier ou par voie électronique, quelques jours avant la date d'exigibilité fixée par le bail. Aucun texte n'impose sa forme, mais sa clarté conditionne la bonne compréhension par le locataire des sommes qui lui sont réclamées.
Il détaille en principe le loyer principal, la provision sur charges et, le cas échéant, les autres sommes dues au titre du bail, comme une régularisation de charges ou la révision annuelle du loyer lorsqu'elle est prévue au contrat. Il rappelle les références du bail, l'adresse du logement et les modalités de règlement.
L'avis d'échéance ne doit pas être confondu avec la quittance de loyer. L'avis est un appel de fonds adressé avant paiement ; il ne prouve pas que le locataire s'est acquitté de sa dette. La quittance, elle, est délivrée après paiement et atteste du règlement. La loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit que le bailleur est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande, et interdit de facturer des frais pour son envoi.
Pour le gestionnaire locatif, l'émission régulière des avis d'échéance fait partie du quotidien de la gestion : elle permet au locataire d'anticiper ses paiements, facilite le suivi des encaissements et sert de point de départ au traitement des impayés lorsque le règlement n'intervient pas à la date prévue.
Référence : Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 21 (quittance).